Spond Club

I løpet av høsten 2019 har vi gått over til å bruke Spond for fotballgruppen, og forhåpentligvis etter hvert hele klubben. De fleste lagene våre har hatt Spondgruppe for sitt lag en god stund allerede, men Spond har nå lansert sin klubbløsning, Spond Club, redigering og rydding i lister vil pågå utover våren 2020. Lagene som tidligere ikke hadde Spondgrupper har nå fått det.

Spond Club er godkjent som system fra NIF, men hele idrettslaget må bruke dette som system før evt. Integrasjon mot NIF sitt register foretas. Foreløpig er det KlubbAdmin som gjelder som medlemssystem, fotballen ønsker at vi skal gå over til å bruke Spond, men dette er noe hovedlaget må bestemme. Administrasjonen oppdaterer KA mot Spond hver uke, samt egne lister med historikk. Dere som brukere vil ikke merke noe av dette. Så lenge dere holder deres laglister på Spond oppdatert så er vi kjempefornøyd. Vi slipper også å sende inn laglister som tidligere ble sendt inn hvert år. Nye regler sier at disse skal være kontinuerlig oppdatert, derfor er Spond Club perfekt til det formålet.

Lagledere eller trenere legger selv inn nye medlemmer/spillere direkte i Spond, men det er da viktig at fødselsdato, fullt navn på spiller samt korrekt kontaktinfo for foresatte blir lagt inn. Lagledere/gruppeadministratorer kan også sende en invitasjon til sin gruppe ved å dele gruppekode.

Hva er Spond?

  • Spond er en tjeneste for å organisere grupper. Den kan like gjerne brukes av et korps som et idrettslag.
  • Hver person kan kun ha én Spond-profil og denne er knyttet til mobilnummeret du registrerer. Det er bl.a. derfor viktig ikke å registrere foresattes mobilnummer på barna, men legge inn foresattes navn, e-postadr. og mob.nr i rollen som foresatt.
  • For foresatte (og spillere med egen mobil) og støtteapparat på lagene er det aller enklest å benytte Spond ved å laste ned appen, men det er ikke en forutsetning for å bruke tjenesten.
  • Les mer om Spond her.

 

Hvorfor Spond?

  • Vi får klubb og lag over på en felles løsning som gjør at vi hele tiden forholder oss til den samme medlemslisten.
  • Mulighet for å legge inn egne felt i medlemsregister så vi enklere kan sortere lister og gjøre utvalg.
  • Enklere og mer effektiv plattform for kommunikasjon med medlemmer, foresatte og støtteapparat rundt lagene. Løsningen er rettet direkte mot lagidrett.
  • Foresatte og medlemmer skal etter hvert oppleve at all dialog med klubben og lagene skjer kun ett sted og det er på Spond.
  • Enklere oversikt for alle – her kan alle aktiviteter legges inn (kamper, treninger, cuper osv.) og det er lett å svare på om man er med eller ikke.
  • All fakturering fra klubben kan etter hvert skje fra Spond (treningsavgift, medlemskontingent,osv.).
  • Lagene kan samle inn egenandeler til cuper osv. fra Spond.
  • Cashbackløsning som gjør at det genereres penger direkte til lagene
  • En fremtidsrettet løsning hvor selskapet er i kontinuerlig dialog med brukerne for hele tiden å utvikle løsningen til å bli best mulig tilrettelagt brukernes behov og ønsker.

 

Hvordan komme i gang – hva skal jeg som spiller *) eller foresatt gjøre?

  • Aller først: last ned appen. Du må ikke ha appen, men det gjør det betraktelig enklere for både deg og oss. NB: Laster du ikke ned appen må du ha e-postadresse registrert, det vil ikke bli sendt info på sms (bortsett fra ved invitasjon til nedlasting) – kun via appen og pr. e-post om du ikke har appen.
  • https://apps.apple.com/no/app/spond/id755596884
  • https://play.google.com/store/apps/details?id=com.spond.spond&hl=no
  • Sjekk at den info som er lagt inn for spilleren er riktig.
  • VIKTIG: Spond er bygget slik at det i spillerens profil kun skal legges spillerens egen info – dvs. at hvis spilleren ikke har mobilnummer eller e-postadresse så skal disse feltene stå åpne. Foresattes info skal ikke registreres på spilleren, men foresatte skal knyttes til spillerne med rollen “Foresatt” og der skal foresattes info være.
  • Hvis du har flere barn med hos oss: sjekk at det er den samme foresatte som står som primærkontakt for begge/alle barn. Primærkontakt vil etter hvert også bli betalingsansvarlig, og for at vi skal kunne fange opp søsken mht. rabatt osv. trenger vi at de har den samme foresatte som betalingsansvarlig.
  • Sjekk at info som er lagt inn for foresatte er riktig, eventuelt korriger og/eller legg til foresatt/e som mangler. Vi ønsker at du legger inn navn og etternavn + e-postadresse og mobilnummer.
  • Frem til appen er lastet ned får dere varsler og info på e-post. Når appen er lastet ned sendes kun påminnelser til e-post (i tillegg til i appen).
  • Vi anbefaler vi at dere prøver dere frem litt og ser hvordan det fungerer med standardinnstillinger før dere endrer noe mht. varsler i appen.
  • PS: Vær oppmerksom på at det kan komme varsler hvis meldinger blir sendt ut på natten. Anbefaler derfor å sette telefonen til ikke forstyrr modus, når du ikke vil bli forstyrret. Det samme gjelder de som får varsel via smartklokker.
  • Registrerer inntil tre bankkontonummer i appen så laget ditt får cashback når du handler i butikker Spond har avtale med. Det utvides fortløpende med flere butikker og tjenester. Kontonummer registreres i fanen som heter “Cashback”. På den samme siden kan du velge hvilke grupper du vil gi cashbacken til og hvordan det skal fordeles, f.eks. dele 50/50 på to lag hvis du har to barn med i klubben.
  • VIKTIG: Familie og venner kan også bidra med cashback til lagene. Vi ser at de lagene som er flinke til å dele info om cashback enkelt får penger til kontoen sin. Fra appen klikker dere på linken “Del med familie og venner” og dere får da opp en lenke dere enkelt kan dele med hvem som helst (dere finner også direktelenke på websiden når dere er logget inn på spond.com). Vi anbefaler alle å være aktive mht. å få mange til å knytte seg til cashback-ordningen for laget, dette vil gi en stabil inntekt uten store anstrengelser og vil være med å holde kostnadene nede for spillerne (NB: ingen cut til klubben sentralt – dette er kun et råd for å hjelpe lagene).
  • Cashback fra støttemedlemmer eller andre som ikke tilhører de vanlige lagene går til klubbens til inntekt for fotballgruppen.
  • Hvis ønskelig: Registrer betalingskort under “Betalinger” i fanen “Meg”. Her kan du legge inn så mange kort du vil. Kortene vil foreløpig kun bli brukt til betaling når/hvis lagene samler inn penger til ulike aktiviteter via Spond. Denne funskjonen er så vidt meg bekjent ikke brukt da det koster litt for klubben per transaksjon. Klubben har også mulighet til å ta betaling via Spond, men dette er foreløpig lagt på Is grunnet transaksjonskostnader.
  • Hjelpesenter for Spond finner du her – vi anbefaler alle å lese gjennom info der så dere blir bedre kjent med hvordan appen og systemet fungerer.

*) Her menes spillere som selv bruker mobil og kommuniserer med trenere/lagledere, ikke spillere på barnelag eller yngre ungdomslag – der beregner vi at det er primært foresatte vi kommuniserer med.

 

Støttemedlem?

  • Støttemedlemmer ligger kun som støttemedlemmer i klubben uten tilhørighet til en konkret gruppe.
  • Administrasjon av støttemedlemmer vil kunne bli endret dersom det kommer en løsning som er spesialtilpasset denne gruppen medlemmer – enn så lenge er de kun registrert uten gruppetilhørighet.
  • Vi håper alle støttemedlemmer vil gi cashbacken sin til fotballgruppa. Det koster selvfølgelig ingenting. Klikk her for å legge til cashback.

 

Hva skal jeg som lagleder/trener gjøre?

  • Last ned appen – se over.
  • Spond kan også administreres fra http://www.spond.com
  • Sjekk at info oppført for deg selv stemmer. Du kan ha ulike roller på ulike lag du er tilknyttet, sjekk at alle stemmer.
  • Sjekk at administrator roller stemmer.
  • Dersom dere trenger flere roller: ta kontakt med Spond ansvarlig så blir kan det legges til flere roller. Det er viktig at alle de foskjellige rollene på støtteapparatet rundt klubben blir registrert. Slik at det er lettere å gå ut med info til rette vedkommende. Lagleder, trener, dugnadsansvarlig, evt. Andre roller.

 

  • Legg til nye spillere som begynner på laget. Husk å legge inn:
      • Fullt navn
      • Adresse 
      • Fødselsdato
      • Mobilnummer (kun hvis spilleren har eget nummer)
      • E-postadresse (kun hvis spilleren har egen e-postadresse) 
      • Legg til foresatte:
      • Navn (om du har)
      • Mobilnummer
      • E-postadresse

    Det er viktig at foresattes kontakinfo kun registreres på dem selv under rollen som foresatt – ikke for spilleren, der legges kun spillerens egen e-postadresse og mobilnummer dersom spilleren har.

 

  • Bruk Spond til å holde orden på fremmøte osv. til kamper, treninger, cuper og andre arrangement. Les deg opp her  mht. hvilke funksjoner og muligheter som finnes. Det er verd å sette seg inn i hvordan løsningen fungerer og hvordan du kan bruke den – det vil være store tidsbesparelser for deg som trener/lagleder i fotballhverdagen.
  • Alle med adminrettigheter kan legge til egendefinerte medlemsfelt i appen. Nyttig hvis dere har behov for å legge inn ekstra info for spillere. Vær obs på hvilken info dere legger inn og hvem infoen er synlig for (ulike valg mht. hvem i gruppen som ser hvilke felt). Ikke legg inn sensitiv info om spillere.
  • Det er allerede lagt til felt for draktnummer for hele klubben så lagene trenger ikke opprette eget felt for dette – bruk det som allerede er der.
  • Lagledere/trenere velger selv om Spond skal benyttes til å holde oversikt over treninger og seriekamper, og cuper.
  • Siden klubbens medlemsregister og lagenes Spondgruppe nå er i det samme systemet kan det skje at gruppene (lagene) endrer navn. Vi prøver å ha en ensartet linje i klubben. Det er også nødvendig for at foresatte skal kunne skille på oss og annen idrett eller grupper siden flere enn fotballen bruker Spond.
  • Lagledere/trenere kan opprette undergrupper for sitt lag. Dette er nyttig om dere har flere lag i serien eller trenger egne grupper hvis dere f.eks. skal på en cup (selv om akkurat for en cup sin del så kan det også være tilstrekkelig bare å opprette den som et arrangement).

 

  • Når en spiller slutter skal følgende gjøres:
  1. Slette spilleren fra gruppen – vær obs på at all oppmøtehistorikk osv. da blir slettet for spilleren samtidig (det jobbes med endring av denne løsningen). Når spilleren slettes fra gruppen blir han/hun likevel værende i klubbløsningen så dere sletter ikke spilleren fra klubben (hvilket dere heller ikke skal gjøre).
  2. Kontoret og Spond Ansvarlig
    , vil få varsel om at vedkommende er fjernet fra gruppen og av hvem.
  • Når noen i støtteapparatet slutter eller endrer rolle: gi beskjed til Spond Ansvarlig
  • Dersom noe er uklart eller dere har noen spørsmål, ta kontakt med Spond Ansvarlig

Mvh

Svend Ødegård